Ikonic Technology Ltd: Politica e Procedura per i Whistleblowing
1.0 Contesto
Ikonic ha il dovere di condurre i propri affari in modo responsabile e trasparente, e di tenere conto sia delle esigenze del proprio personale sia delle aspettative generali che la società ha stabilite dalla legislazione e dal diritto inglese.
Il Consiglio di Ikonic stabilisce sette principi di condotta (altruismo, integrità, obiettività, responsabilità, apertura, onestà e leadership) che ritiene debbano valere per tutti. I sette principi di condotta sono alla base dell’opera Ikonic. Ci si aspetta che il personale riconosca l’importanza dei principi e li mantenga in ogni momento.
La Whistleblowing Policy si basa sulla legge e comporta il sollevamento di una questione di interesse in circostanze specifiche, come dettagliato nella sezione 2 qui sotto.
2.0 Scopo
Lo scopo della Politica di Whistleblowing di Ikonic (a volte nota come ‘fare una divulgazione nell’interesse pubblico’ o ‘Politica di Divulgazione di Interesse Pubblico’) è aiutare tutto il personale impiegato da Ikonic – cioè il personale contrattuale e chi ha disposizioni di formazione lavorativa (esperienze lavorative, apprendisti, tirocinanti) – a comprendere la procedura attraverso cui possono effettuare una dichiarazione e, cosa fondamentale, dimostrare l’impegno di Ikonic a gestire una questione. La politica di whistleblowing si applica anche ai lavoratori come appaltatori e operatori di agenzia inclusi nelle referenze in tutta la linea.
Il whistleblowing è il processo attraverso il quale un individuo in un’organizzazione solleva preoccupazioni riguardo a possibili comportamenti non etici o illegali, condotte o illeciti, frodi, crimini o altri rischi seri che potrebbero minacciare il personale, il pubblico o la reputazione di Ikonic. Fornisce inoltre un metodo adeguato per permettere l’indagine su un reclamo. In sostanza, il whistleblowing è sollevare una preoccupazione riguardo a un pericolo o rischio affinché possa essere indagato.
Questa politica è stata sviluppata in conformità con il Public Interest Disclosure Act 1998 come modificato dall’Enterprise and Regulatory Reform Act 2013.
3.0 Definizione di Disclosure Qualificante
Una ‘divulgazione qualificante’ significa qualsiasi divulgazione di informazioni in cui un individuo crede ragionevolmente (ed è nell’interesse pubblico riferire) che uno o più dei seguenti casi stiano accadendo, siano avvenuti o siano probabilmente accaduti in futuro:
- Un reato penale, ad esempio violenza o danno
- Un errore giudiziario – (il fallimento di un tribunale o del sistema giudiziario nel raggiungere gli scopi della giustizia, specialmente uno che porta alla condanna di una persona innocente).
- Un atto che crea rischi per la salute e la sicurezza, ad esempio non segnalando apparecchiature danneggiate.
- Un’azione che causa danni all’ambiente, ad esempio lo smaltimento non sicuro di rifiuti tossici
- Una violazione di qualsiasi altro obbligo legale; ad esempio violazione della legislazione
- Occultamento di uno qualsiasi di questi elementi sopra
Non è necessario che l’individuo abbia prove che tale atto sia stato commesso, sia stato o sia probabilmente commesso – una convinzione ragionevole è sufficiente. L’individuo non ha alcuna responsabilità nell’indagine sulla questione – è responsabilità di Ikonic assicurarsi che venga avviata un’indagine.
Le accuse di ingiustizia o discriminazione subite da un individuo dovrebbero essere perseguite tramite la Procedura di Reclamo del Personale.
Si prega di consultare il Regolamento Finanziario per qualsiasi questione che riguardi, o si ritiene riguardi, irregolarità, inclusi frode, corruzione, corruzione o qualsiasi altra irregolarità.
4.0 Principi guida
Tutti dovrebbero essere consapevoli dell’importanza di prevenire ed eliminare le attività illecite sul lavoro. Le persone dovrebbero essere attente a comportamenti illegali o non etici e segnalare qualsiasi cosa di questo tipo di cui vengano a conoscenza.
Qualsiasi questione sollevata ai sensi di questa politica sarà indagata a fondo, tempestivamente e in modo confidenziale, e un rapporto appropriato sull’esito dell’indagine sarà fornito all’individuo che ha sollevato la questione.
Nessuna persona sarà vittima per aver sollevato una questione secondo questa procedura. Ciò significa che il continuo impiego e le opportunità di futura promozione o formazione dell’individuo non saranno influenzati dal fatto che abbia sollevato una preoccupazione legittima.
Fare un’accusa falsa in modo malizioso è un reato disciplinare.
Un’istruzione per coprire un illecito è di per sé un reato disciplinare. Se viene detto di non sollevare o perseguire alcuna preoccupazione, anche da parte di una persona in autorità come un manager, le persone non dovrebbero accettare di rimanere in silenzio. Dovrebbero segnalare ulteriormente la questione al loro manager senior.
Un individuo può fare una divulgazione qualificante direttamente al proprio datore di lavoro, o a un’autorità competente (persona o organismo) e avrà diritto alla protezione prevista dalla legislazione purché creda ragionevolmente che le informazioni divulgate, e qualsiasi accusa contenuta in essa contenuta, siano sostanzialmente vere e che sia ragionevole per loro effettuare la divulgazione.
5.0 Procedura per la divulgazione
5.1 Le accuse di cattiva pratica, incluse preoccupazioni per l’uso improprio dei beni o delle risorse di Ikonic, dovrebbero normalmente essere presentate al Direttore Generale. Se vi è un’indicazione prima facie di negligenza, il Direttore Responsabile avvierà un’indagine sulla questione (normalmente condotta dal Direttore) e redigerà un rapporto.
5.2 Se l’accusa riguarda il Direttore Generale, deve essere rivolta a un azionista di grande maggioranza.
5.3 Al ricevimento del rapporto, il Direttore Generale può:
Non intraprendere ulteriori azioni se non informare il divulgatore e, per quanto ragionevolmente possibile, fornire le ragioni della decisione; oppure 2) sottoporre la questione alla polizia in caso di presunta attività criminale; oppure 3) indirizzare la questione all’azione all’interno delle procedure Ikonic esistenti, come la procedura disciplinare dello staff.
In tutti i casi, il rapporto dell’indagine sarà anche considerato dal Consiglio, che determinerà se sono state adottate le azioni appropriate e se sono necessarie modifiche alle politiche, procedure o controlli di Ikonic.
5.4 Se un’accusa o un reclamo non può, per qualsiasi motivo, essere esaminato e gestito in modo soddisfacente attraverso queste procedure, il Board ha la responsabilità finale di determinare un approccio alternativo che preservi lo spirito della procedura. Questo può, ad esempio, comportare il ricorso a consulenza esterna o arbitrato.
5.5 Ikonic incoraggia il personale che ha preoccupazioni significative a sollevarle internamente attraverso le procedure pertinenti. Si impegna ad agire tempestivamente e con sensibilità per indagare su tali accuse e a prendere eventuali azioni correttive necessarie.
5.6 Un rapporto annuale sarà presentato al Consiglio delle comunicazioni effettuate secondo questa procedura.
5.7 Se, al termine della questione, l’individuo ritiene ragionevolmente che non sia stata intrapresa l’azione appropriata o che non sia opportuno discutere le proprie preoccupazioni con le persone sopra nominate, dovrebbe segnalare la questione all’autorità competente. La legislazione stabilisce diversi organismi a cui possono essere fatte le dichiarazioni qualificanti.
Questi includono:
- Sua Altezza Fiscale e Dogane;
- l’Autorità dei Servizi Finanziari;
- l’Ufficio per il Commercio Leale;
- l’Esecutivo per la Salute e la Sicurezza;
- l’Agenzia per l’Ambiente;
- il Direttore delle Pubbliche Accuse; e
- l’Ufficio per le Frodi Gravi.
6.0 Riservatezza
6.1 Ikonic incoraggia il personale e gli studenti che hanno preoccupazioni significative a sollevarle internamente utilizzando queste procedure. Ikonic tratterà tutte queste rivelazioni in modo confidenziale e sensibile. Questa procedura di whistleblowing incoraggia le persone a mettere il proprio nome su qualsiasi divulgazione effettuino.
6.2 L’identità dell’individuo che fa l’accusa può rimanere riservata, purché non ostacoli o ostacoli alcuna indagine. Tuttavia, il processo di indagine può rivelare la fonte delle informazioni e la persona che effettua la divulgazione potrebbe dover fornire una dichiarazione come parte delle prove richieste. Le preoccupazioni espresse in modo anonimo sono molto meno potenti, ma saranno considerate a discrezione di Ikonic.
Nell’esercitare questa discrezionalità, i fattori da considerare includeranno:
- la gravità delle questioni sollevate;
- la credibilità della questione; e
- la probabilità di confermare l’accusa da fonti attribuibili.
6.3 Se un individuo avanza un’accusa che è nell’interesse pubblico e non viene confermata da indagini successive, non verrà intrapresa alcuna azione contro di esso individuo. Se, tuttavia, un individuo avanza accuse maliziose o fastidiose, e in particolare se persiste nel farle, possono essere intraprese provvedimenti disciplinari contro la persona interessata.
6.4 A condizione che le accuse siano state mosse – internamente o esternamente – in modo legale, senza malizia e nell’interesse pubblico, Ikonic cercherà di garantire che la posizione del denunciante in Ikonic – come membro dello staff – non sia compromessa a causa dell’allegazione.
Ikonic prenderà tuttavia provvedimenti per difendersi e difendere i suoi membri da dichiarazioni o azioni diffamatorie da parte di qualsiasi individuo o gruppo, e cercherà un risarcimento adeguato.
7.0 Protezione
7.1 Ikonic incoraggia le persone a sollevare le proprie preoccupazioni in base a questa procedura in primo momento. Se una persona non è sicura se sollevare o meno una preoccupazione, può discutere la questione con il proprio responsabile diretto o con un Direttore.
Si prega di notare che:
- Il personale deve credere che la divulgazione delle informazioni sia nell’interesse pubblico.
- Il personale deve crederlo sostanzialmente vero.
- Il personale non deve agire con malizia né formulare false accuse.
- Il personale non deve cercare alcun guadagno personale
7.2 Un individuo che effettua tale divulgazione protetta ha il diritto di non essere licenziato, soggetto a altri danni o vittimizzato, perché ha fatto una divulgazione.
7.3 Qualsiasi vittimizzazione di un individuo per aver sollevato una divulgazione qualificata sarebbe un reato disciplinare. Se viene scoperta una cattiva condotta a seguito di un’indagine nell’ambito di questa procedura, può essere utilizzata la Procedura Disciplinare di Ikonic, oltre a eventuali misure esterne appropriate.
Questa politica viene revisionata annualmente
Chris Perry, Amministratore Delegato: Ikonic Technology Ltd
Recensito dal regista (Chris Perry): Gen 2026